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11 ago. 2015

La gestión del cambio es clave para el éxito en una implantación de ERP

by Amalio Fernández-Delgado
Gestión del cambio en ERP

Acabo de leer el “Informe ERP 2014 Gestión  Organizacional” y una de las conclusiones más importantes es que la gestión del cambio es uno de los aspectos más olvidados de las implementaciones de ERP.

En el informe aparecen datos como:

• El 60% de las organizaciones experimentaron interrupciones en sus operaciones diarias  hasta un mes después de arrancado el ERP.

• El 50% citó la gestión del cambio como el principal problema que causaba estas interrupciones operativas.

• Un 60% de los CIOs y directores de proyecto clasificaron el cambio y los problemas con la gestión de las personas  como los más difíciles de resolver en las implantaciones.

Aunque el informe indica que cada vez se presta más atención a este proceso, la experiencia demuestra que las implementaciones de ERP no tienen éxito sin una adecuada gestión del cambio.

¿Por qué es tan importante la gestión del cambio?

Los usuarios suelen ser abrumados por la cantidad de cambios que supone la implantación de un ERP en una empresa, así que es importante establecer una estrategia de comunicación adecuada, indicando cuáles serán estos, que beneficios se obtendrán a cada nivel de la organización, y el tiempo que se necesitará para que todo funcione adecuadamente. Esta comunicación debe ser específica para cada nivel de la compañía, ya que los cambios no les afectaran de igual manera.

Explicar las fases de un proceso de cambio también ayuda a evitar crisis por miedo al proceso (El “Monstruo del Cambio”) y  frustraciones por esperar resultados antes del tiempo planificado.

La gestión del cambio también ayuda a convertir los nuevos procesos de negocio que se implantan con el ERP en mejoras  reales. 

La instalación de un nuevo software  no elimina por si sola  la confusión y la vuelta al antiguo modo de hacer las cosas. Por ejemplo, cada usuario probablemente tiene un conjunto de hojas de cálculo, procesos manuales y rutinas “depuradas” que le ayudan a resolver sus problemas diarios. Si el ERP se implanta adecuadamente estas “herramientas” desaparecerán. Una estrategia correcta de gestión del cambio identificará que procesos ya no estarán y  cómo se van a realizar con el nuevo sistema ayudando a los usuarios a entender y ejecutar lo que se espera de ellos.

La formación solo tiene sentido si se adapta a su organización específica. Un ERP es un software que permite trabajar  de muchas maneras diferentes, hay que adecuar la formación al modo de funcionamiento particular de cada empresa y de esto se ocupará el proceso de gestión del cambio.

Algún consejo adicional:

1) Implemente el ERP solo cuando su empresa esté preparada, muchos directivos asumen que sus organizaciones están preparadas solo porque ellos les dicen que lo estén. La implantación de un ERP es un proceso que sacude toda la organización, haga que esta sacudida sea en positivo.

2) La gestión del cambio continua después de la implantación, una empresa es un organismo vivo, por lo que probablemente a lo largo del proceso aparezcan  requerimientos nuevos o simplemente al conocer las nuevas posibilidades que incluye el ERP se nos ocurran otros proyectos de mejora, por tanto es un proceso continuo.

3) No lo olvide, el coste de un proyecto de gestión del cambio posiblemente sea insignificante dentro de un proyecto de ERP, pero puede ser la clave del éxito.
 

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