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15 nov. 2018

El Portal del Empleado: la transformación digital de tu departamento de RRHH

by José Carrillo Izquierdo / Director de Proyectos Web

portal del empleado - inforges

El Portal del Empleado es una plataforma online cuyo objetivo es ayudar a las empresas a mejorar la productividad y la eficiencia de los empleados. Se trata de una apuesta por la transformación digital del departamento de RRHH a través de la creación de un entorno de trabajo idóneo para trabajar en equipo y establecer una robusta comunicación interna.

Desde mi primer contacto con Internet allá por la década de los noventa en la Facultad de Informática de la Universidad de Murcia, cuando su uso se reducía a: una primitiva “recién creada” web, correo electrónico y poco más, hasta el día de hoy, en el que estoy conectado permanentemente con mi móvil a un universo de servicios, la Red y nuestra forma de interactuar y comunicarnos ha cambiado mucho.

Y es que el desarrollo tecnológico experimentado desde finales del siglo pasado, junto con el uso masivo de Internet, ha dado lugar a lo que llamamos “transformación digital”, que afecta a toda la sociedad y también a las empresas.

La transformación digital supone un cambio de paradigma, una nueva visión, un pensamiento basado en la simplificación de la gestión y la adopción de la tecnología adecuada en base a la estrategia del negocio, afectando a todos los empleados, desde la Dirección General hasta el último trabajador, por lo que una gestión adecuada del departamento de RRHH es imprescindible para la mejora de la productividad y la eficiencia.

 

El Portal del Empleado como motor de la transformación digital de los RRHH 

La incorporación de los dispositivos móviles, smartphones y tabletas a nuestras vidas ha supuesto una autentica democratización del acceso a Internet, sobre todo para aquellos usuarios que no disponían de un ordenador con el cual poder conectarse. El móvil se ha convertido en el dispositivo más utilizado para conectarse a la Red en España (fuente INE, 2017).

El uso del móvil ha supuesto la eliminación de cualquier barrera de acceso que impedía que, los empleados de una empresa cuyo trabajo no se desarrollaba en la oficina, como: operarios de fábrica, chóferes, trabajadores de campo...etc., pudieran comunicarse con su empresa y acceder a los servicios y prestaciones que esta ofrecía.

La empresa, a través del departamento de RRHH, debe tener con sus empleados un contacto directo y dinámico. Debe hacerles llegar la documentación importante y conseguir acuse de recibo, así como agilizar los trámites y servicios, y todo ello SIN PAPEL. Pensemos en la reducción de costes de gestión que supondría para RRHH, pudiendo, además, dedicar el tiempo a otros proyectos de valor.

Mediante la implantación de soluciones tecnológicas óptimas como un portal de información y servicios al empleado, se puede crear un entorno idóneo para trabajar en equipo, mejorar la productividad y establecer una robusta comunicación interna.

Un entorno de trabajo en equipo en Office 365 para la gestión interna de documentos y procesos va a permitir al departamento de RRHH:

  • Trabajar y compartir documentos de uso interno.
  • Registrar documentos que los empleados deben conocer organizándolos por grupos de empleados de consulta.
  • Recibir las solicitudes de los empleados, gestionarlas y contestar desde el portal.

    Estamos hablando de un portal de información y servicios conectado a Office 365 donde los empleados acceden para recibir la documentación relevante y realizar las gestiones con RRHH de manera sencilla y ágil, sin papeles.

    Solicitud de permisos retribuidos, anticipo de nómina o liquidación de gastos son algunos de los servicios disponibles en este portal que, mediante formularios de solicitud que el empleado rellena, generan un flujo de autorización.

    Consultar la nómina, firmar documentos con acuse de recibo o acceder a la documentación de normativa, son algunos de los servicios disponibles para los empleados a través del portal.

    La adopción de un portal de información y servicios al empleado supone un gran ahorro de costes y tiempo:

  • Eliminación del papel. Documentos importantes no se imprimen y además pueden llevar acuse de recibo.
  • Entrega segura de nóminas y consulta de histórico.
  • Seguimiento personalizado desde el sistema.
  • Cada servicio implementado agiliza el proceso con el mismo personal, sin incrementar costes administrativos.
  • Cualquier comunicación llega a los trabajadores rápidamente.

Como empleado, voy a percibir los beneficios de servicio fundamentales que me aporta el estar conectado directamente con mi empresa.

En Inforges, con nuestra experiencia y compromiso en la transformación digital de las empresas, somos expertos en la implantación de soluciones de Portal del empleado. Disponemos de 12 módulos estandarizados, sin embargo, es posible la personalización de los módulos estándar o desarrollar módulos específicos para la Organización. Además, es posible la integración con ERP´s o aplicaciones de RRHH.

Los módulos estándar que incorpora el Portal del Empleado son:

  • Anticipos. Solicitud de anticipo salarial
  • Certificados de empresa. Solicitud de certificado a expedir por la empresa
  • Documentos con acuse de recibo. Publicación y acceso con confirmación de lectura a los documentos
  • Documentos generales. Publicación y acceso a la documentación
  • Documentos personales: nóminas, certificado IRPF. Publicación y consulta
  • Evaluación del desempeño. Autoevaluación y evaluación del desempeño laboral
  • Formación. Solicitud y/o realización de cursos
  • Gastos. Liquidación de gastos (kilometraje, comidas, pernoctaciones…)
  • Noticias. Publicación y acceso a noticias
  • Permisos retribuidos. Solicitud del motivo y periodo de la ausencia
  • Revisión de nóminas. Solicitud de revisión de la nómina
  • Vacaciones. Solicitud de periodos de vacaciones.

Sin duda, el Portal del Empleado es la mejor solución para tu departamento de RRHH y para mejorar la productividad y eficiencia de tus empleados.



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