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20 jun. 2019

Gestión de las vacaciones mediante el Portal del Empleado

by José Carrillo Izquierdo / Director de Proyectos Web
Módulo de gestión de las vacaciones del Portal del Empleado | Inforges 


Aprobar solicitudes de vacaciones y organizar toda la información referente a tus empleados puede ser una de las labores más complicadas del año para tu departamento o el de Recursos Humanos.  Pues bien, un módulo de gestión vacaciones en tu Portal del Empleado puede ser la solución óptima. ¿Quieres saber cómo? Te lo contamos en este post.

Se acerca el verano y llega el momento de pensar en las merecidas vacaciones estivales, y con ellas las eternas preguntas… ¿playa o montaña?, ¿destino nacional o extranjero?, ¿hotel o crucero?, ¿cómo nos organizamos en el departamento?, ¿cuántos días puedo solicitar? ... En empresas pequeñas ponerse de acuerdo para los días de vacaciones puede resultar sencillo, pero a medida que el número de empleados crece, gestionar las solicitudes y cuadrar las vacaciones puede llegar a ser una tarea muy laboriosa que requiere dedicar un tiempo que podríamos estar empleando en otras tareas de valor.

Para los responsables de departamento y de Recursos Humanos puede ser una de las labores más complicadas del año. La organización del calendario de toda la empresa, deberá atender a un cuestión principal: que los empleados puedan disfrutar de sus vacaciones sin que la productividad se vea resentida.

Aprobar solicitudes de vacaciones y organizar toda la información referente a tus empleados, pero manejando toda la información en un único lugar de fácil acceso y uso sencillo por todos los empleados de la empresa, es la solución óptima que los departamentos de RRHH deberían adoptar como mejora productiva. Esta solución nos la facilita el Portal del Empleado.

Convenios y contratos, algo legal sobre las vacaciones

Esto seguro que lo sabes, pero por si acaso, te lo contamos. Al igual que el convenio indica los días mínimos de vacaciones del empleado, también puede especificar las fechas en las que el empleado no puede pedir vacaciones. La empresa puede establecer un periodo de tiempo en el que, por previsión de un alto volumen de trabajo, es necesario que todos los empleados se encuentren desempeñando su función, o por el contrario, por cierre de la empresa, es obligatorio cogerse las vacaciones en esas fechas.

Sea la situación que sea, esta información aparecerá en el contrato y el empleado debe conocerla, así como el departamento de RRHH.

Solicitudes del pasado: hojas en papel y cuadrantes en hoja Excel

Con frecuencia, la información importante de los empleados queda repartida entre múltiples carpetas, archivos y correos electrónicos. Llevar las vacaciones de los empleados en una hoja de cálculo, atender sus solicitudes en papel o por correo electrónico, no es la forma más ágil de gestionar las vacaciones de una empresa.

Esta forma de gestión no es nada productiva, se necesita hablar con cada empleado, trasladar su petición, evitar solaparlas con otras, llevar el cálculo total de días restantes de cada empleado, etc.

Gracias al Portal del Empleado, podremos tener toda la información de los empleados en un solo lugar, eliminando así la posibilidad de cometer errores.

Portal del empleado como solución óptima para solicitar vacaciones

La empresa, a través del departamento de RRHH, debe tener con sus empleados un contacto directo y dinámico.

Cuando el empleado tiene acceso a la información de sus vacaciones en todo momento y un resumen de los días disfrutados y pendientes de vacaciones; cuando puede solicitar sus vacaciones de forma sencilla y que queden registradas en un software que gestione todas las vacaciones de la empresa; estamos agilizando los trámites y servicios, y todo ello sin papel, reduciendo los costes de gestión.

El Portal del Empleado es la solución tecnológica óptima para dejar los sistemas antiguos de gestión de vacaciones, terminar con cadenas de emails para las solicitudes y tener todo centralizado en una única plataforma, con lo que supone un gran ahorro en costes y tiempo.

Gestión de las vacaciones para el departamento de RRHH

Portal del empleado: el módulo de vacaciones

El módulo de Vacaciones es una herramienta completa para responsables y recursos humanos que permite automatizar todo el circuito de solicitud de vacaciones mediante la tecnología, para poder dedicar así el tiempo a quien realmente nos importan: los empleados.

Los empleados podrán notificar los días de vacaciones, mediante fecha de inicio y fin, a su responsable y éste podrá cuadrar las vacaciones del departamento, aceptando o denegando fácilmente las peticiones.

Nueva solicitud de vacaciones Portal del Empleado - Inforges

En todo momento RRHH tendrá una visión completa de todas las solicitudes realizadas, teniendo la última palabra para aprobar o denegar las mismas.

Calendario vacaciones solicitud aprobada Portal del Empleado - Inforges

Características del módulo de vacaciones del Portal del Empleado

Otras de las características importantes de este módulo de vacaciones son:
  • Disponibilidad de múltiples calendarios de festivos
  • Modalidad de cómputo de días: Laborales / Naturales
  • Solicitud de media jornada

En definitiva, mediante la implantación del módulo de vacaciones que ofrece el Portal del Empleado, dotaremos a los trabajadores de un canal directo y dinámico de comunicación con la empresa, agilizando las tareas administrativas del área de RRHH.



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