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18 oct. 2019

Microsoft SharePoint: la herramienta de Office 365 para lanzar iniciativas estratégicas en tu organización

by Francisco José Egea Caballero / Consultor de proyectos eBusiness

Microsoft SharePoint: la herramienta de Office 365 para lanzar iniciativas estratégicas en tu organización
 

Durante la última década, SharePoint se ha convertido en la principal opción para las pequeñas y medianas empresas para dotar de un entorno de colaboración a sus empleados en el que almacenar, organizar y compartir información con el resto de la organización. Ahora, el trabajo en equipo puede suceder en cualquier lugar, en cualquier momento y de forma segura. Descubre en este post por qué deberías usar SharePoint.

Esta aplicación está basada en un sistema de administración de contenido que permite a las organizaciones acceder, almacenar, administrar y compartir su información desde diferentes dispositivos, lo que ayuda a mejorar la productividad y optimizar el trabajo del día a día de nuestra organización. De todos sus beneficios, el que hace de SharePoint una plataforma sobresaliente, es la simplicidad con la que se pueden crear aplicaciones y automatizar procesos de negocio con ayuda de Microsoft Flow y PowerApps.

¿Por qué deberías de usar SharePoint?

Sin duda alguna, SharePoint se ha convertido en la herramienta perfecta para construir la intranet de nuestra empresa. Sus principales características pasan desde un entorno centralizado para compartir la documentación de forma inteligente hasta aplicaciones personalizadas para cada uno de los departamentos, donde además podemos desplegar diferentes módulos que nos permitan mejorar los procesos internos de nuestra empresa. Todo ello sumado al gran potencial que tiene su motor de búsqueda. Te damos algunos motivos por los que deberías usar SharePoint:

  • Interfaz sencilla, intuitiva y adaptable a todo tipo de dispositivos.
  • Control, mediante permisos, de la información que puede visualizar cada uno de nuestros empleados. Este nivel de permisos se puede aplicar a nivel de sitio, de aplicación o incluso a un elemento concreto. Además, podemos definir si el usuario tiene permisos de visualización o de escritura, tanto para modificar como para eliminar elementos.
  • Creación de sitios de grupos. SharePoint nos permite crear sitios de grupo para cada uno de los departamentos de nuestra empresa, o bien, en caso de que esto sea necesario y le envergadura del proyecto lo requiera, crear un sitio de grupo para cada uno de los proyectos que llevamos a cabo en nuestra empresa.
  • Creación de grupos de trabajo personalizados y edición documentos entre varios usuarios de forma simultánea. Además, podremos acceder a su historial de versiones y de esta forma corregir errores en el documento, controlar las modificaciones que se han hecho y, en caso de que fuera necesario, restaurar una versión anterior.
  • Modo offline, por lo que podremos seguir trabajando con nuestros documentos, aunque no tengamos conexión a Internet.
  • Recepción de alertas cada vez que se produce una modificación o se crea un nuevo elemento en una lista o biblioteca de documentos. Podemos indicar si queremos recibir estas alertas de forma inmediata, o bien recibir un resumen diario o semanal.

 

Tal y como hemos visto, SharePoint es una herramienta pensada para aumentar la colaboración entre los diferentes miembros de nuestra organización, por lo que desde Microsoft han trabajado para su integración con el resto de las aplicaciones de Office 365.

 

Microsoft Sharepoint - Colaboracion

 

¿Y qué puedo hacer con SharePoint?

Pues te lo ponemos fácil, estos 18 escenarios empresariales con Office 365 son solo un ejemplo: 

 

1. Call Center

2. Atención a Usuarios

3. Mantenimiento de Equipos

4. PRL: Gestión de EPIs

5. Seguridad Alimentaria

6. Calidad y Medioambiente

7. Asesoría Jurídica

8. Portal del Empleado

9. Gestión Proveedores

10. Gestión de Compras

11. Gestión de Ofertas

12. Gestión de Proyectos

13. Imputaciones en Proyectos

14. Gestión de Facturación

15. Incidencias en Fábrica

16. Gestión de Comedor

17. Reserva de Recursos

18. Registro de Entrada y Salida de documentación

 

En tus manos está sacar partido a Office365 y poner en marcha iniciativas estratégicas, proyectos de transformación, que impacten en tu negocio. ¡Descarga nuestro PDF con más información de cada uno de ellos!

 

Portal del Empleado con SharePoint ¡el proyecto estrella!

Si tu empresa tiene trabajadores que habitualmente no están en la oficina, no están dados de alta en tu sistema informático o con los que necesitas compartir habitualmente documentos, administrativos o personales, que los firmen, o que puedan incluso tramitar solicitudes, lo mejor es disponer de un portal del empleado, accesible vía web desde cualquier dispositivo y lugar, conectado a un potente gestor documental como es Office 365 que te permita trabajar de forma rápida y fácil.

El Portal del empleado es una herramienta que permite al departamento de RRHH y empleados gestionar información, tareas y procesos de Recursos Humanos. Por ejemplo:

  • Que los empleados puedan solicitar una ausencia, unas vacaciones, un anticipo o, por qué no, realizar un examen de formación, etc.
  • Que RRHH pueda publicar documentos que puedan ser consultados, dentro y fuera de la empresa, o que obligatoriamente deben ser firmados por algunos empleados.
  • Que RRHH disponga de procesos automatizados para que los documentos que sean personales del empleado, tipo Nóminas o certificado IRPF estén disponibles de forma fácil y sencilla.

 

¡Mejora la comunicación con tus empleados con un clic!

 

En Inforges llevamos mucho recorrido. ¡Descarga nuestro whitepaper con información detallada! En este documento te explicamos los 17 módulos que podrás incorporar a tu Portal del Empleado.

 

Portal del Empleado Office 365

 

Lanzaderas 365

Y si no estás seguro de cómo empezar, lo mejor es subirte a nuestras Lanzaderas 365. Una lanzadera es programa de conocimiento en Office 365 que permite a los miembros de una empresa trabajar de forma más productiva, más conectada, más estructurada y más colaborativa. Las lanzaderas están dirigidas por un equipo de profesionales de TI, preparados para evaluar su entorno empresarial, planificar un proyecto a su medida y orientarlos, proporcionando asistencia en todo el “viaje”.

 

 

Lanzaderas Office 365 Inforges SETSI

 

A través de nuestras Lanzaderas de Office 365, lograrás las competencias necesarias para mejorar tu productividad y explotar al máximo el potencial de la plataforma Office 365, sacando el máximo provecho a tu inversión. Nuestras lanzaderas son el resultado de muchos kilómetros de viaje con nuestros clientes.

 

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