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08 jul. 2021

RPA: ¿En qué puede ayudar un robot software al empleado público?

by Damián Paredes Rodríguez, Responsable de RPA & Outsourcing & ITIL Service Manager | Inforges

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En un organismo público es muy frecuente encontrar actividades susceptibles de robotizar. Muchas de ellas están normalizadas, siguen procedimientos definidos y añaden una carga al empleado público que en algunas ocasiones puede afectar a sus funciones principales. Un robot puede convertirse en el asistente para el empleado público y ayudarle en tareas rutinarias, por eso en este post os contamos en qué puede ayudar un robot al empleado público.

Ejecutar procesos burocráticos de forma correcta; interactuar con portales oficiales para recabar información requerida por otros departamentos o movimiento de datos entre diferentes plataformas oficiales; generar informes periódicos con datos estructurados… en un organismo público es más frecuente gestionar actividades que siguen siempre los mismos pasos y  que añaden un trabajo administrativo al Empleado Público que puede afectar a sus funciones principales además de generar desánimo durante la jornada laboral.

A medida que la adopción de la Automatización Robótica de Procesos (RPA) continúa extendiéndose, se habla cada vez más de una visión convincente: Un robot que ayude a cada trabajador.

¿Qué es un Robot Software?

Un robot, o bot de software, es una aplicación que simula las acciones de una persona sobre las tareas que realiza en las diferentes aplicaciones de su trabajo diario, interactuando con la interfaz de usuario de un sistema informático. Un bot se puede instalar en un PC, un servidor físico o una máquina virtual.

Los robots son excelentes compañeros de trabajo. No cometen errores, no necesitan irse a casa por la noche, no toman días de vacaciones. Si necesita más ayuda, se pueden agregar nuevos robots en cuestión de minutos. Si necesita escalar en la temporada baja, puede retirar algunos robots sin necesidad de despedir a ningún trabajador humano.

Ahora que los robots de software son cada vez más populares, es posible escuchar que algunos empleados tienen un poco de miedo de que roben su trabajo. En realidad, la automatización robótica de procesos ofrece mejores oportunidades, ya que asume las tareas tediosas y manuales y les deja más tiempo libre para ocuparse del trabajo estratégico que agregue valor a su organización.

 

Principales beneficios de un robot software en una organización

Según empleados que han trabajado con robots, las 3 ventajas principales son:

  • Reduce los errores en su actividad y el tiempo a dedicar a rehacer tareas que ya habían hecho en alguna ocasión.
  • Mejora la velocidad de respuesta en cuanto a la entrega de servicios o de actividades que tienen que llevar a cabo. La eficiencia crece notablemente.
  • Si el robot colabora en las tareas más tediosas, los empleados pueden dedicarse a tareas de mayor valor añadido con mayor agilidad.

 

¿Qué problemas suele tener la administración pública que se pueden solucionar con la implementación de la RPA?

Fruto de la situación vivida estos últimos años, hay que hacer frente a:

  • Dificultades de coordinación entre departamentos. Es bastante habitual que la información de la que dispone un departamento no esté disponible para otro, por lo que no se coordinan y, por ejemplo, pueden volver a pedir la misma documentación para un trámite a un ciudadano.
  • Modificaciones en la normativa aplicable. A lo largo de cada año, como consecuencia de los cambios políticos o de otras razones, se aprueban normativas que modifican los procesos a realizar en las administraciones públicas, la documentación que se solicita y otros muchos aspectos. Esta situación supone una ralentización para cualquier trámite, ya que la administración pública se debe adaptar al cambio normativo y modificar su forma de trabajar de forma continua.
  • Como organismo, todo lo anterior puede tener como consecuencia que las administraciones públicas puedan no ser ágiles a la hora de realizar trámites y que los ciudadanos tengan que esperar muchos días e incluso meses o años para obtener lo que han solicitado.
  • Como ciudadanos, la gestión con la administración pública requiere tiempo, ya que el cumplimiento de la normativa supone que se tenga que seguir un procedimiento específico en cada caso y puede retardar su ejecución.

 

Ejemplos de robots que colaboran con el empleado público

Si, ya se está aplicando la Robotización Automática de Procesos RPA en el sector público, aquí tienes algunos ejemplos:

  • Solicitudes de expedientes de regulación de empleo o ingreso mínimo vital.
  • Comprobar los datos de vehículos en solicitudes de información que se hacen desde Hacienda.
  • Servicios de atención al público.
  • Transferencia de datos entre pacientes, registrar altas, sincronizar información o automatizar datos para seguros.
  • Existen organismos que necesitan estar conectados a bases de datos de webs oficiales del gobierno. Por medidas de seguridad, estos accesos se limitan no solo a un usuario con clave cifrada, sino a un terminar determinado. Al tener que teletrabajar, el empleado se ve incapacitado para poder acceder a esa información. Sin embargo, las soluciones de automatización pueden paliar este problema: el software sigue conectado, verificando su identidad y descargando todos los datos necesarios, que enviará al trabajador, garantizando la máxima seguridad.
  • El empleado público utiliza para casi toda gestión la certificación digital personal. Esta problemática la resuelve un “robot personal” capaz de invocar a estos procesos utilizando esa certificación.
  • Análisis y tratamiento de datos financieros y bancarios, facturación, etc.
  • Gestión de RRHH: Procesamiento de nóminas, gestión de la formación, gestión de gastos, etc.
  • Gestión de procedimientos requeridos por subvenciones.
  • Gestión IT: Helpdesk, instalaciones software, monitorización de sistemas, gestión de identidades, etc.

 

Inforges, nuestros servicios de robotización RPA

Desde INFORGES ofrecemos nuestros servicios de ROBOTIZACIÓN para ayudar a:

  • Identificar Actividades a Robotizar
  • Justificar su Automatización mediante cálculo de ROI asociado
  • Desplegar el primer proceso robotizado de forma ágil
  • Integrar a diferentes áreas conectando a diferentes sistemas
  • SOPORTE RPA: Proporciona apoyo y conocimiento a los usuarios que trabajan con los robots RPA.

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