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17 mar. 2020

TILENA 3 y la Gestión Financiera

by Damián Paredes Rodriguez / Responsable de Outsourcing & ITIL Service Manager

TILENA 3 y la Gestión Financiera
 

Desde INFORGES hemos dado un paso más en la nueva versión de TILENA para incorporar capacidades funcionales orientadas a alinear la entrega de servicios con los elementos económicos que éstos implican a nuestro negocio. En este post analizamos la gestión de costes, la imputación de trabajos y el cálculo de la facturación de servicios.

Con TILENA ya es posible:

  • Definir los criterios a utilizar para valorar la entrega de servicios.
  • Contabilizar automáticamente el uso de los mismos.
  • Dar a conocer y enviar el importe económico a las áreas de la compañía que los demandan.

Módulo TILENA Gestión de Costes y Facturación

TILENA 3 implementa un nuevo módulo que aporta funcionalidades orientadas a dar respuesta a los tres apartados anteriores. ¿Cómo lo hace? El módulo se compone de tres áreas: Gestión de costes, Imputación de trabajos y Cálculo de la facturación de servicios.

A1 GESTIÓN DE COSTES:

¿Puedo establecer reparto de costes a cada demanda de servicio?

¡Claro! Para cada demanda de servicio es posible definir el reparto de costes entre las distintas empresas/departamentos que componen la organización. Este reparto es tenido en cuenta a la hora de generar facturas de los trabajos realizados.

¿Es necesario definir el reparto de costes para todas las demandas de servicio de un proyecto concreto?

Para ser más ágiles, en el módulo de proyectos de TILENA, es posible establecer un reparto de costes por defecto, de forma que todos las demandas que se creen vinculadas al proyecto, tienen este reparto ya establecido por defecto.

 

Tilena 3 gestion de costes - pantalla 1

Tilena 3 Gestión financiera - pantalla 2

  • GESTIÓN DE COSTE HORARIO:

    ¿Qué tarifas se van a aplicar?

    El módulo permite configurarlas para cada uno de los equipos técnicos que intervienen. Cada usuario técnico tiene establecido un coste hora que se aplica en el momento de calcular la facturación. Por supuesto, este coste, puede variar a lo largo del tiempo:

 
Tilena 3 gestión del coste horario - pantalla 1

 

Tilena 3 Gestión coste horario - pantalla 2

 

A2 IMPUTACIÓN DE TRABAJOS:

  • IMPUTACIÓN DE TIEMPOS A TAREAS DE TICKETS:

    ¿Cómo se registra el tiempo dedicado?

    Cada técnico registra en sus tareas asignadas, los tiempos dedicados a lo largo de su jornada. Estos tiempos se suman automáticamente a la duración real de la tarea. De esta forma, es posible comparar la duración planificada con la real en todo momento:

     

    Tilena 3 Imputación de tiempos a tareas de tickets - pantalla

     

    ¿Cuánto coste supone este tiempo?

    Cada imputación registra automáticamente un coste en el ticket, calculado a partir de la duración de la misma y del coste horario del técnico.

     
    Tilena 3 coste tiempos - pantalla 1


    Tilena 3 Costes tiempos - pantalla 2

     

    ¿Y si no llevo las imputaciones diariamente?

    Muchas veces, el registro de imputaciones, se realiza al finalizar la semana o el mes. ¿Hay una forma más ágil de registrar mis tiempos?

    Para dotar de mayor agilidad a las imputaciones y minimizar el tiempo que se emplea en poner al día los tiempos dedicados, se ha creado un sistema de REGISTRO ÁGIL DEL TIEMPO.

    Cada persona podrá registrar los tiempos desde un formulario sencillo y llevar un control visual del estado mensual de imputaciones de su tiempo.

    Tilena 3 Registro ágil de tiempos - pantalla 1

     
    Tilena 3 Registro ágil de tiempo - pantalla 2


RÁPIDO! EN UN TIEMPO MÍNIMO TIENES REGISTRADA TU ACTIVIDAD EN EL SISTEMA

 

A3 CÁLCULO DE LA FACTURACIÓN DE SERVICIOS:

Con el módulo de facturación de TILENA, puedes generar las facturas mensuales para los distintos clientes, empresas, o áreas de tu organización.

Te permite crear una pre-factura previa, así podrás comprobar que todo está correcto antes de emitir la facturación.

  Tilena 3 Facturación de servicios

  • GESTIÓN DE INFORMES:

    ¿Quieres disponer de forma ágil de un informe para obtener los datos de imputaciones y facturación registradas en un espacio de tiempo?

    El sistema dispone de un gran número de informes para explotar la información de forma ágil.  Selecciona el tipo de informe y obtén la información en segundos.


    Tilena 3 Gestión de informes - pantalla 1

    Tilena 3 Gestión de informes - pantalla 2

    También podrás crear tus propios informes y gestionar tu información de facturación:

    Tilena 3 Gestión de informes - pantalla 3

    Y así:

    • Visualizar la información por empresas o departamentos.
    • Incluye la exportación a diferentes formatos (pdf,…).


    Tilena 3 Gestión de informes - pantalla 4

Beneficios del Módulo de Gestión Financiera

Este módulo permite:

  1. Seguimiento de tiempo real vs tiempo planificado de las tareas asignadas al equipo técnico. De forma objetiva y en tiempo real, se realiza un seguimiento de desempeño.
  2. Valoración económica de las demandas de servicio según técnico y tiempo empleado. TILENA realiza un cálculo de costes automático durante el registro de la actividad por parte de los equipos técnicos:

    Tilena 3 Beneficios Gestión Financiera

  3. Análisis de costes. ¿Podemos obtener de forma ágil la información de costes? ¡Muy fácil! A partir de filtros y exportaciones es posible identificar demandas de mayor coste, qué tipos de servicios están afectados…y muchas más consultas.
  4. Registro de imputaciones de trabajo de forma ágil, facilitando la visión diaria, semanal y mensual. ¡Ayuda a los equipos técnicos! Se consume mucho menos esfuerzo en el registro de actividad y es mas fácil llevar un control diario.
  5. Un control del tiempo imputado por tu equipo. Ayuda a los Gestores y Responsables de Equipos Técnicos!!! Este módulo permite realizar un seguimiento global y centralizado de los diferentes grupos de trabajo.
  6. Hacer visible el trabajo del área de TI, informando del coste real de los servicios que presta. Bajo un solo modelo de trabajo, TILENA permite gestionar de forma centralizada y hacer visible el resultado del trabajo desempeñado en el área técnica, sin importar su tamaño y estructura organizativa.

¡Un módulo de gran ayuda al CIO y CEO de la compañía!


 

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